Cómo concentrarse en el trabajo cuando la incertidumbre y la preocupación por el coronavirus condicionan tu vida

Si hay algo que se ha visto afectado durante la pandemia es nuestra capacidad de concentración. Instalados en una situación de gran incertidumbre, hemos de lidiar a diario con el miedo, la preocupación o la ansiedad, lo que nos provoca una gran fatiga mental y mayores niveles de estrés. En el día a día esto se traduce en que nos lleva más tiempo del habitual acometer diversas tareas, somos incapaces de concentrarnos en la lectura o el argumento de una película, etc. Una realidad que no solo nos afecta en el plano personal, sino también en el laboral.

“La concentración en gran medida depende de la atención” explica Elisa Sánchez, psicóloga experta en salud laboral. “El cerebro no puede fijar la atención en muchas cosas a la vez ni mantener esa concentración de forma indefinida o muy prolongada”. Lo que ocurre en un contexto como el actual, muy marcado por la incertidumbre, es que “si mi atención no está aquí porque está anticipando las diferentes posibilidades que se pueden plantear de cara a este curso, a una futura reunión que tenemos planificada, etc. se van a ver mermados los recursos o capacidades mentales que tengo para centrarme en esa tarea”.

Sánchez, que presta ayuda a organizaciones y empresas en el área de salud y bienestar laboral, señala también otro factor: el enorme volumen de distractores a los que estamos sometidos. “El teletrabajo y las nuevas formas de comunicación que utilizamos, que suelen ser síncronas, es decir, grupos de WhatsApp, reuniones virtuales, etc… son situaciones que demandan nuestra atención en el mismo momento. Y esos distractores nos quitan mucha atención”, explica la psicóloga. “Lo más probable es que antes, si yo tenía una reunión presencial, podía echar un vistazo al móvil, pero no estaba delante del ordenador continuamente con todos estos distractores”.

Aunque la realidad de muchos trabajadores es complicada, existen algunas técnicas de organización que sí pueden ayudarnos a rebajar el estrés y mejorar la productividad aunque las condiciones no sean las deseadas:

Planifica el día de forma realista. Lo ideal, según Sánchez, es hacerse un horario semanal y otro diario e intentar mantenerlo a pesar de las circunstancias de teletrabajo. Además, es muy importante que esa planificación sea realista: “Es decir, ver qué tareas tengo que hacer esta semana, qué tareas tengo que hacer hoy y cuáles son las imprescindibles. Priorizar cuáles son las esenciales del día –tres tareas, por ejemplo, estaría bien– y acometerlas antes de una hora por si luego surgen imprevistos”, recuerda la psicóloga. En este sentido también hay que saber negarse a peticiones de compañeros o jefes. “A veces nos cuesta mucho decir que no y si tenemos planificado el día es más fácil”.

Divide las tareas y acota los tiempos. Para este cometido podemos recurrir a técnicas como la del Pomodoro, que se basan en dedicar 25 minutos a una única tarea. Tal y como explica Sánchez “haces divisiones y subdivisiones de una tarea en 25 minutos y, posteriormente, cinco minutos de descanso que sirvan de desconexión lo máximo posible: cambiar de zona, caminar, etc. Cuando llevas cuatro bloques de este tipo descansas 15 minutos. Es una técnica bastante efectiva”. Para ponerla en práctica podemos servirnos de una alarma para fijar nosotros mismos los tiempos o utilizar aplicaciones como Forest, Effiwork o Focusmate que ayudan a ser más productivos.

Para administrar mejor el tiempo la psicóloga indica que hemos de tener en cuenta, además, la denominada ley de Parkinson que indica que el tiempo que hemos previsto para una tarea será después el que nos lleve realizarla. “Si tengo tres horas para hacer un informe voy a dedicar esas tres horas. Si me planifico dos voy a terminarlo en dos horas”. Esto, como señala Sánchez, aplica sobre todo a quienes son muy exigentes con su trabajo: “Cuidado con el tiempo que asignamos a cada una de las tareas, que sea realista pero no excesivo porque si no lo vamos a alargar, especialmente las personas que tienden al perfeccionismo y la exigencia”.

 Lo esencial, primero. Lo recomendable es que las tareas más exigentes las abordemos en los momentos de mayor productividad. “Para muchas personas, no todas, son los momentos de inicio de jornada”, recuerda la psicóloga. “Así que se puede planificar a primera hora de la mañana lo esencial o más difícil y luego hacer alguna alternancia. Por ejemplo, hasta las 12 voy hacer lo de mayor exigencia, después haré el descanso u otra tarea que sea menos exigente mentalmente”. De igual modo, es conveniente hacer antes las tareas puente, aquellas que deben estar resueltas para que otras personas puedan continuarlas.

Otra técnica muy útil para evitar postergar es la que se conoce como GTD (Getting Things Done). Así explica la psicóloga cómo podemos ponerla en práctica: “Cuando nos entra un email, tenemos una llamada o una tarea que hacer que nos lleve menos de dos minutos, hay que hacerla en ese momento y no tener la tentación de dejarlo para después porque si no estamos postergando muchas tareas. Es más fácil quitárselo cuanto antes”.

Aléjate del multitasking y mantén a raya las notificaciones. “Una de las ventajas del mindfulness o atención plena es que nos aleja de la multitarea”, recuerda Sánchez. Así que un aspecto fundamental es no hacer tres tareas a la vez o estar saltando de un punto a otro. “Ahí sería necesario, por ejemplo, quitar el email o los avisos del email y consultarlo solo una vez cada hora o cada dos horas en función de nuestro trabajo”. Lo mismo ocurre con las plataformas que utilizamos para comunicarnos en remoto como Zoom, Slack o Microsoft Teams: “Es recomendable utilizar solo una porque si se utilizan varias va haber mucha dispersión”. Y, por supuesto, restringir las notificaciones de noticias o redes sociales durante el tiempo que nos hemos fijado para acometer una tarea.

 Descansa y focaliza en otras actividades. Tan necesario como organizar las labores es planificar los momentos de descanso. “Si yo planifico, ocho-nueve horas de trabajo sin ningún descanso, no estoy siendo realista. El cerebro necesita relajarse y descansar para que surjan las ideas”. En este sentido, también es aconsejable tener otras ocupaciones, “pero que sean ocupaciones sanas”, recuerda la psicóloga. “Por ejemplo, viene bien hacer ejercicio físico, leer, meditar, cocinar… Todas aquellas actividades en las que se pone la atención en el autocuidado y cuidan el proceso son mucho más sanas que aquellas en las que el foco está en la exigencia y en los resultados”.

 Bajar los niveles de exigencia

Otra pregunta que surge, teniendo en cuenta el nuevo contexto laboral en el que tenemos que movernos, es si sería conveniente rebajar los niveles de exigencia. Sánchez, que colabora también en proyectos de ayuda a los empleados, señala que  “en general hay un nivel de exigencia y de autoexigencia muy elevado. Muchas organizaciones o muchos equipos se ponen objetivos cada vez más elevados que, muchas veces, no son realistas. Queremos vender un 20% más que el año pasado, queremos reducir las quejas de nuestros clientes al 1%, queremos aumentar la satisfacción de nuestros clientes el 25%. Llega un punto en que estos ratios no son posibles. Este tipo de expectativas generan mucha presión, mucha frustración”.

En ocasiones ocurre también que esa exigencia es auto impuesta por parte de los trabajadores. Si es ese el caso, para reducir esa sensación de angustia que se puede generar, la psicóloga recomienda distinguir muy bien entre los conceptos de exigencia y excelencia. “Cuando estamos en el paradigma de la exigencia solo hay una manera correcta de hacer las cosas, cuando no se hacen bien se hacen mal. Todo está muy polarizado y se generan emociones de miedo, de insatisfacción, de parálisis, de error o de fracaso cuando no se alcanzan esos estándares marcados”, recuerda. “Sin embargo, cuando estamos instalados en la excelencia no hay una única manera de ser excelente, sino que es un proceso continúo. Cuando las cosas no son exactamente como las teníamos previstas o no salen de la manera que queríamos lo vemos como un aprendizaje, como una oportunidad de seguir mejorando. Y las emociones que eso genera son proactividad, creatividad, alegría, estar activado, el trabajo en equipo. Parecen similares pero conllevan diferencias importante”.