2.634 mensajes sin leer: cómo acabar con la dinámica de frustración que genera gestionar el ‘email’ del trabajo

Durante la pandemia, el número de reuniones de trabajo se disparó tanto que muchos hicieron suyo ese mantra de “esto podría haber sido un email”. Lo que quizás no vieron venir es que el trabajo en remoto también iba a suponer un aumento en el número de emails recibidos. Una dinámica que ha hecho que gestionar los mensajes de la bandeja de entrada se esté convirtiendo en una tarea totalmente inasumible, especialmente cuando uno se ausenta por un tiempo del trabajo.

“La dinámica actual de la gestión de los correos electrónicos es una fuente de frustración y de ansiedad” explica a S Moda Miquel Nadal, experto en neuroproductividad y CEO de la consultora Emorganizer, enfocada a mejorar la gestión del tiempo de las empresas. “Se calcula que menos del 5% de los correos son urgentes de verdad, entonces ¿por qué lo estamos revisando cada dos por tres si prácticamente no hay nada de interés?”, señala. “La pregunta que creo que deberíamos hacernos es por qué el correo electrónico está dictando nuestras prioridades”.

Según un estudio de la consultora McKinsey, leer y contestar emails se lleva el 28% de nuestra jornada y, a pesar de ser una herramienta tan común, rara vez recibimos formación al respecto. Nadal, autor también del ebook 12 trucos para ganarle 1 hora al día,  observa entre sus clientes que es muy habitual que nadie los haya instruido para manejarlo: “Lo hacemos a nuestra manera, lo hacemos solos, y así nos va muchas veces”.

Por tanto, un buen punto de partida para no verse sepultado por los miles de emails pendientes de contestar es tratar de familiarizarse con las funcionalidades y servicios que ofrecen los servicios de correo electrónico. Los más populares como Gmail o Outlook (Microsoft) sí que están ya optimizados para acelerar y automatizar las tareas, así que siguiendo una serie de pautas es posible reducir el estrés que puede ocasionar toparse con una cifra de tres ceros en la bandeja de entrada.

Como bien apuntaba la coach de gestión de tiempo Patricia Benayas cuando abordamos la forma de no caer en jornadas infinitas, contestar emails es una tarea que conviene acotar. Estos serían algunos trucos de experto para conseguir que no nos reste más tiempo del estrictamente necesario y, al mismo tiempo, no nos perdamos nada importante por el camino:

–Aligera visualmente la bandeja de entrada según tus necesidades. Un error muy frecuente, según explica Miquel Nadal, es utilizar el correo para almacenar información. Debemos entender que “el email es solo una canal de comunicación, no una lista de tareas ni una base de datos”, así que la filosofía con la que nos enfrentemos a él debe ser que “esa información hay que sacarla fuera de la bandeja de entrada”. Imaginarse que es un buzón físico, en lugar de uno digital, y que hay que ir clasificando y limpiando para que entren más cosas.

Cada uno establecerá una dinámica en función de sus necesidades y responsabilidades, pero Nadal es partidario de “hacer limpiezas a menudo. Los correos que tengan más de dos o tres semanas, por ejemplo, hay que quitarlos de la bandeja de entrada. No tiene sentido que permanezcan ahí porque esto genera mucho estrés”.

No saturarnos visualmente también pasa por evitar “enviarte correos a ti mismo como si fuera un grupo de Whatsapp” para recordar cosas interesantes y reducir al máximo los boletines a los que se está suscrito que ya no aportan valor o que simplemente hemos dejado de consultar y siguen ahí por vagancia.

– Establece preferencias y niveles de urgencia. Otro paso fundamental para no ser engullido por los emails es plantearse qué papel juegan realmente en nuestro puesto de trabajo. “Muchas veces utilizamos el correo electrónico por inercia”, señala el experto. “Pero hay que preguntarse si nuestros objetivos están vinculados al correo” porque si no, le estaremos dedicando un tiempo que realmente no merece.

Para no perderse entre la multitud, hay que diferenciar muy bien lo urgente (que serían los temas que requieren una atención inmediata) y lo importante (aquello con lo que obtendremos resultados que permitan seguir avanzando). Así que separar el grano de la paja será más fácil si creamos reglas o categorías que lo vayan distinguiendo. Tanto Gmail como Outlook permiten crear etiquetas y filtros por palabras claves o contactos para que los mensajes que recibamos de estas personas/temas vayan automáticamente a un sitio determinado. “De esa forma, tendrás la sensación de que solo tienes que contestar a los mensajes que lo necesitan sí o sí. Y eso facilita muchísimo la efectividad del correo”, recuerda Nadal. Además, visualmente, los emails relevantes se pueden marcar en Gmail con una estrella y, en Outlook, crear un pin para remarcarlos.

–Apuesta por un buen sistema de clasificación en carpetas. Menos es más, también a la hora de customizar las carpetas del email. “La idea es que sean las mínimas posibles” para no derrochar demasiado tiempo y energía. Al crearlas hemos de pensar que de un vistazo rápido tienen que ayudarnos a saber “lo que está vivo. Es decir, separar lo que hay que hacer ahora de las cosas que ya no tienen sentido porque simplemente son acciones que no hay que tomar”.

 –Automatiza todo lo que se pueda. Por suerte, hoy en día los servicios de correo electrónico ya ofrecen la posibilidad de  minimizar esfuerzos y hacer automáticamente tareas que antes había que hacer de manera manual.

Por ejemplo, además de fijar respuestas automáticas (cuando vas a estar ausente o necesitas notificar algo de antemano), es recomendable crear plantillas para enviar más rápido mensajes recurrentes. Si cada semana haces seguimiento de un tema o envías unos datos, basta con guardar la tabla o estructura en un mensaje tipo y modificar solo lo necesario en cada momento.

También podemos hacer que los correos que enviamos se muevan directamente a una carpeta concreta y no tener que rebuscar, cuando hay que recurrir a ellos, en la sección de “enviados”. Basta con definir una carpeta en las opciones de envío y todo lo asociado a ese tema quedará bajo el mismo paraguas automáticamente.

–Trabaja sin conexión o actualizando por bloques. “El correo tiene un problema muy profundo y es que, al igual que las redes sociales, es infinito”, recuerda Nadal. Por eso, hay que tratar de poner límites que mermen nuestra atención y productividad.

Antes de empezar el día es mejor afrontar cuestionar prácticas y no ir directamente a consultar el correo. “Yo te diría que si planificas el día anterior, hagas primero las tareas que tenías pendientes y, después, ya mirarás el correo”, explica el experto en productividad. “Deja un tiempo prudencial antes de mirarlo. Puede ser media hora, una hora (dependiendo de tu rol), pero si no dejas ningún espacio al final siempre irás un poco a remolque de lo que te digan el resto, es decir, de lo que te están enviando por correo”.

Otro truco muy efectivo para evitar interrupciones y con el que cuenta Outlook es elegir trabajar sin conexión. De esta forma no te limitan los mensajes nuevos que van llegando y te puedes centrar en contestar los importantes en lugar de los más novedosos. Después, se restablece la conexión y se envían todos de golpe. De igual manera, también se puede personalizar el correo para que la bandeja de entrada no se actualice en tiempo real y sí en bloques con la frecuencia que elijamos.

–Programa envíos para otro momento y, si es urgente, llama. El experto en productividad es partidario de hacer cierta pedagogía en nuestro entorno de trabajo: “Si a la gente le consientes todo o estás contestando al minuto de recibir un mensaje, la gente va a repetir el mismo patrón”. De igual forma, si a nosotros nos molesta que nos metan en cadenas de mensajes cuando no es estrictamente necesario, es fundamental no hacer lo mismo. O si nos trastoca y genera más estrés recibir emails poco importantes a deshora, evitemos hacerlo.

Tanto Gmail como Outlook cuentan con la opción de posponer o programar los mensajes para otro momento y adecuarse, fácilmente, al horario de cada persona. Nosotros los escribimos cuando mejor nos va y estos se envían en un tiempo razonable para el destinatario.

Y, por supuesto, la recomendación del experto en gestión es que si se trata de un tema muy importante —al igual que haríamos si estuviéramos en una emergencia en la vida real— es mejor llamar por teléfono. Tal y como apunta Nadal, en las empresas es aconsejable “tener un protocolo. Saber dónde va cada cosa en la comunicación. La mayoría de los correos electrónicos son perfectamente evitables y, hoy en día, hay otras herramientas que podemos utilizar para sustituirlos”.